In RepairCMS erstellst du einen Kostenvoranschlag direkt im Reparaturauftrag im Tab „Kostenvoranschlag“. Du fügst Positionen, Services und Textbausteine hinzu, prüfst die Vorschau und sendest den KVA mit „KVA senden“ als interaktiven Link ins Kundenportal.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick #
Der digitale KVA-Ablauf beschleunigt deine Kommunikation und erhöht die Verbindlichkeit.
- Interaktiver KVA: Kunden erhalten den Kostenvoranschlag als direkten Link statt als PDF-Anhang.
- Upsell-Potenzial: Du fügst optionale Positionen hinzu, die der Kunde direkt bei der Freigabe auswählen kann.
- Prozess-Automatisierung: Nach Akzeptanz durch den Kunden erstellt das System automatisch die Rechnung und aktualisiert den Ticket-Status.
- Zeitaufwändige Erstellung von PDF-Dokumenten und manueller Versand per E-Mail.
- Rückfragen zum Status oder langsame Freigabeprozesse durch fehlende Interaktivität.
- Dein KVA ist direkt im System integriert und benötigt keine externen Dateianhänge.
- Kunden entscheiden per Mausklick im Portal, was den Prozess für beide Seiten beschleunigt.
Voraussetzungen #
Bevor du den ersten Kostenvoranschlag versendest, hinterlege in den Grundeinstellungen eine gültige E-Mail-Adresse und deine Firmendaten, damit sie auf dem interaktiven Dokument korrekt erscheinen. Wie das geht, zeigt dir Firmendaten im Profil aktualisieren.
Schritt für Schritt: Kostenvoranschlag erstellen #
- Gib in der Suche die „Auftrags-ID“ oder den Namen des Kunden ein. Die Suchergebnisse werden dir in einer Liste angezeigt.
- Klicke auf den gewünschten „Auftrag“. Die Detailansicht des Auftrags öffnet sich.
- Wechsle auf den Tab „Kostenvoranschlag“. Du befindest dich nun in der Konfigurationsansicht für das Angebot.
- Klicke auf den Pfeil neben „Neue manuelle Position“. Ein Auswahlmenü mit verschiedenen Optionen klappt aus.
- Wähle „Freitext“, um einen eigenen Text oder einen speziellen Hinweis zu ergänzen.
- Nutze das Listen-Symbol bei den Positionen, um weitere Auswahlmöglichkeiten für dein Angebot zu erhalten.
- Klicke auf einen Textbaustein wie „Mechanische Beschädigung“, um eine Standarderklärung automatisiert einzufügen.
- Klicke erneut auf den kleinen Pfeil neben „Neue manuelle Position“ für weitere Eintragsarten.
- Füge über die Auswahlmöglichkeiten eine eigene „Service“-Leistung wie Arbeitszeit hinzu.
- Wähle die passende Leistung aus der Liste aus, um sie in den Kostenvoranschlag aufzunehmen.
- Bearbeite bei Bedarf die Gebühr für den Fall, dass der Kunde den Kostenvoranschlag ablehnt.
- Trage den neuen Betrag für die Ablehnungsgebühr in das entsprechende Feld ein.
- Klicke auf „Betrag festlegen“, um die Gebühr zu bestätigen.
- Klicke auf „Vorschau“, um zu prüfen, wie das Dokument für den Kunden aussieht. Eine PDF-ähnliche Ansicht erscheint.
- Schließe die „Vorschau“ wieder, um zurück zur Bearbeitungsansicht zu gelangen.
- Klicke auf „Speichern“, um deinen aktuellen Fortschritt zu sichern. Eine Bestätigungsmeldung erscheint.
- Klicke auf „KVA senden“, um den Kostenvoranschlag an den Kunden zu versenden.
- Sende die Nachricht an den Kunden ab, um ihn über den Kostenvoranschlag zu informieren.
- Der Status des Auftrags aktualisiert sich in der Übersicht, sobald das Angebot versendet wurde.
Tipp aus der Praxis #
Nutze die Ablehnungsgebühr: Konfiguriere deine Diagnosekosten so, dass sie als Ablehnungsgebühr fest hinterlegt sind. Das schützt dich davor, Zeit für Prüfaufwände zu investieren, falls ein Kunde nach der Diagnose das Angebot nicht annehmen möchte.
Wie geht es weiter #
- Der Kunde entscheidet im Portal: Kostenvoranschlag online bestätigen und Reparatur freigeben
- Nach der Freigabe: Rechnungen aus Reparaturaufträgen erstellen
- Auftrag noch nicht angelegt: Neuen Reparaturauftrag anlegen
Häufige Fragen #
Kostenvoranschlag #
Kann ich optionale Positionen hinzufügen, die der Kunde selbst auswählt?
Ja. Du fügst optionale Positionen hinzu, die der Kunde bei der Freigabe im Portal an- oder abwählt. So schaffst du gezielt Upsell-Möglichkeiten ohne Rückfragen.
Was passiert, wenn der Kunde den Kostenvoranschlag ablehnt?
Du kannst eine Ablehnungsgebühr hinterlegen, etwa für den Diagnoseaufwand. Lehnt der Kunde ab, ist deine geleistete Prüfzeit abgedeckt.
Bekommt der Kunde ein PDF oder einen Link?
Der Kunde erhält den Kostenvoranschlag als interaktiven Link ins Kundenportal statt als PDF-Anhang, und entscheidet dort per Klick.
Wird nach der Zusage automatisch eine Rechnung erstellt?
Ja. Sobald der Kunde zusagt, erstellt RepairCMS automatisch die Rechnung und aktualisiert den Ticket-Status.