Einen neuen Reparaturauftrag legst du über das Plus-Symbol im Header an, von jeder Ansicht aus. Der Assistent führt dich durch Gerät, Kunde, Symptome, Fotos und Lagerort. Zum Abschluss unterschreibt der Kunde digital und du klickst auf „Auftrag erstellen“.
Deine Vorteile auf einen Blick #
- Blitzschnelle Annahme: Neue Tickets in unter 60 Sekunden dank vordefinierter Textbausteine für Marken und Symptome.
- Maximale Transparenz: Automatische E-Mail-Benachrichtigungen halten deine Kunden ohne dein Zutun auf dem Laufenden.
- Rechtssicherheit: Die digitale Kundenunterschrift direkt auf dem Beleg schützt dich vor nachträglichen Reklamationen.
- Perfekte Werkstatt-Ordnung: Die feste Lagerplatz-Zuweisung beendet das tägliche Suchen nach Kunden-Geräten.
- Zettelwirtschaft und unleserliche Handschriften.
- Zeitraubende Status-Telefonate mit Kunden.
- Verlorene oder falsch zugeordnete Geräte im Lager.
- Keine rechtliche Absicherung bei Vorschäden.
- Digitale Annahme in unter 60 Sekunden.
- Automatisches Live-Tracking im Kundenportal.
- Feste Lagerplatz-Zuweisung verhindert Suchen.
- Rechtssichere digitale Unterschrift dokumentiert.
Schritt für Schritt: Reparaturauftrag erfassen #
- Klicke ganz oben im Header auf das Plus-Symbol (+ Hinzufügen), um die Schnellaktion aufzurufen.
- Wähle im Menü den Punkt Neuer Auftrag, um den assistierten Annahmeprozess zu starten.
- Wähle die passende Geräte-Kategorie aus (z.B. Kamera, Notebook oder E-Scooter).
- Trage die Geräte-Informationen ein: Marke und Modell wählen, optischen Zustand bestimmen und Zubehör abhaken.
- Hinterlege die Seriennummer zur eindeutigen Identifikation und klicke auf Weiter.
- Suche im Feld Kontaktdetails nach einem bestehenden Kunden oder erstelle einen neuen Kontakt. Fahre mit Weiter fort.
- Bestimme im Bereich Auftrag die gewünschte Auftragsart (z.B. Kostenvoranschlag oder Standard).
- Wähle die zutreffenden Symptome aus, tippe eine Problembeschreibung ein und klicke auf Weiter.
- Hinterlege bei Bedarf Fotos sowie den genauen physischen Lagerort (z.B. Regalbox D12) für deine Techniker.
- Lass den Kunden digital unterschreiben, wähle das Druckformat (z.B. A4-Beleg) und klicke auf Auftrag erstellen.
Tipp aus der Praxis #
Automatisches Kundenportal: Sobald der Auftrag erstellt ist, erhält dein Kunde eine automatische Bestätigungs-E-Mail. Über den Button gelangt er in sein Reparaturverfolgungsportal, sieht den Live-Status und kann per Chat mit deinem Team kommunizieren.
Voraussetzungen #
Um den Prozess zu beschleunigen, speichert RepairCMS einmal angelegte Marken, Modelle und Symptome. Beim nächsten Auftrag wählst du sie einfach aus dem Dropdown, statt sie neu einzutippen.
Wie geht es weiter #
- Kostenvoranschlag erstellen: Kostenvoranschlag erstellen und versenden
- Servicebericht dokumentieren: Servicebericht erstellen und bearbeiten
- Rechnung erstellen: Rechnungen aus Reparaturaufträgen erstellen
Häufige Fragen #
Auftrag anlegen #
Von wo kann ich einen neuen Auftrag starten?
Von jeder Ansicht in RepairCMS. Klicke einfach oben im Header auf das Plus-Symbol und wähle „Neuer Auftrag“, um den assistierten Annahmeprozess zu starten.
Kann der Kunde digital unterschreiben?
Ja. Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Display oder Tablet. Die digitale Unterschrift auf dem Beleg schützt dich rechtssicher vor nachträglichen Reklamationen.
Wie weist RepairCMS ein Gerät einem Lagerplatz zu?
Über die feste Lagerort-Angabe im Annahmeprozess, zum Beispiel Regalbox D12. So beendest du das tägliche Suchen nach Kunden-Geräten.
Bekommt der Kunde automatisch eine Benachrichtigung?
Ja. Sobald der Auftrag erstellt ist, erhält der Kunde eine automatische Bestätigungs-E-Mail mit Link zum Reparaturportal und Live-Status.