Auftragsabwicklung

Serviceanfragen: der Eingang für Buchungen von außen

Web-AppAktualisiert am 19.10.2026 · 4 Minuten

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Kurz gesagt

Alles, was deine Kunden oder Partner von außen buchen, landet zuerst in den Serviceanfragen. Das sind Buchungen aus dem Selbst-Check-in im Laden, aus deinem Typeform-Formular, aus dem Ultimate Repair Form Builder und aus dem B2B-Partner-Portal. Nur Buchungen aus dem Service-Agent-Modus des Form Builders werden sofort zu aktiven Aufträgen. Kommt das Gerät bei dir an, wandelst du die Anfrage in einen Auftrag um. Ein Assistent zeigt dir dabei die Angaben des Kunden noch einmal, danach steht der Fall bei deinen aktiven Aufträgen.

Woher Serviceanfragen kommen

Buchungsweg Wer bucht Plan
Selbst-Check-in im Laden Der Kunde checkt sich per QR-Code selbst ein. ab Team, ohne Aufpreis
Typeform Der Kunde füllt dein Formular für eine Versand- oder Terminreparatur aus. in den Bezahlplänen
Ultimate Repair Form Builder Der Kunde bucht über dein Formular auf der Website, in sozialen Medien oder am Kiosk im Laden. ab Team, ohne Aufpreis
B2B-Partner-Portal Ein Geschäftspartner meldet Geräte an und schickt sie dir in einer Lieferung. Zusatzmodul ab Team, bei Enterprise inklusive

Du siehst Serviceanfragen aus den Wegen, die du nutzt.

Hinweis

Auf dem Dashboard steht bei den Serviceanfragen das Wort „Web-Formular“. Das ist kein eigener Buchungsweg, sondern der Sammelbegriff für Buchungen aus Typeform und aus dem Ultimate Repair Form Builder.

Die Reiter der Serviceanfragen

Oben in den Serviceanfragen sortieren dich sechs Reiter. Jeder zeigt eine Zahl, wie viele Anfragen darin liegen.

Reiter Was darin liegt
Alle alle Serviceanfragen
Im Geschäft Buchungen im Laden
Bring-In Kunden, die ihr Gerät zu einem vereinbarten Termin bringen
Mail-in Kunden, die ihr Gerät einschicken
B2B Lieferungen deiner B2B-Partner
Geschlossen Anfragen, die nicht mehr offen sind

Serviceanfrage öffnen

  1. Öffne die Auftragsübersicht und klicke auf „Serviceanfragen“. Der Reiter steht neben „Aktive Aufträge“ und „Versand“.
  2. Wähle oben den passenden Reiter, zum Beispiel „Mail-in“.
  3. Klicke auf eine Anfrage. Es öffnet sich die Anfrage mit ihrer Anfrage-ID.

Darunter siehst du, woher die Anfrage kommt, zum Beispiel „Selbst-Check-in für Kunden“, und den Kunden mit Adresse. Je nach Art stehen dort auch „Versandart“, „Tracking-Nr.“ und „Lieferscheinnummer“. Rechts steht die Kommunikation zur Anfrage, der Nachrichtenaustausch mit dem Kunden gehört ab dem Business-Plan dazu.

Hinweis

Beim Selbst-Check-in gilt: Hat der Kunde andere Kontaktdaten eingegeben als bisher gespeichert, aktualisiert RepairCMS den Kontakt und zeigt „Der Kunde hat verschiedene Kontaktdaten eingegeben. Deine Datenbank wurde automatisch aktualisiert.“

In einen Auftrag umwandeln

Solange das Gerät nicht bei dir ist, bleibt die Buchung eine Anfrage. Kommt es an, machst du daraus einen Auftrag.

  1. Öffne die Anfrage zum Gerät, das angekommen ist.
  2. Klicke auf „In Auftrag umwandeln“. Ein Assistent öffnet sich.
  3. Prüf im Assistenten die Angaben des Kunden noch einmal mit dem Gerät vor dir und schließ den Vorgang ab.

Der Fall steht danach bei deinen aktiven Aufträgen. Dort arbeitest du wie gewohnt mit Servicebericht und Rechnung weiter, ab dem Business-Plan auch mit dem Kostenvoranschlag.

Tipp

Wandle eine Einsendung erst um, wenn das Gerät wirklich angekommen ist. So stimmen Eingangsdatum und Zustand im Auftrag.

Wareneingang für B2B-Lieferungen

Geräte von B2B-Partnern checkst du je Lieferung ein. Sie stehen im Reiter „B2B“, gruppiert nach Lieferung mit Lieferscheinnummer, Absender und B2B-Kunde.

  1. Wähle die Lieferung aus und klicke auf „Eingang bestätigen“. Ein Assistent führt dich durch den Check-in.
  2. Scanne die Auftrags-ID vom Lieferschein oder gib sie ein. RepairCMS gleicht sie mit den Artikeln der Lieferung ab.
  3. Halte den Zustand fest und lade Fotos hoch.
  4. Weise bei Bedarf Teile aus dem Lager zu.
  5. Leg bei Bedarf den Lagerplatz fest.
  6. Drucke das Auftragsetikett mit QR-Code.
  7. Bestätige den Wareneingang.

Schritt 4 und 5 sind freiwillig.

Serviceanfrage löschen

Kommt das Gerät nicht oder sagt der Kunde ab, löschst du die Anfrage.

  1. Klicke in der Liste bei der Anfrage auf die drei Punkte (⋯) und dann auf „Löschen“.
  2. Bestätige die Rückfrage „Bist du sicher, dass du diese Serviceanfrage löschen möchtest?“.

RepairCMS meldet „Die Serviceanfrage wurde erfolgreich gelöscht.“

Wie geht es weiter

Häufige Fragen

Was landet in den Serviceanfragen?

Alle Buchungen von außen: Selbst-Check-in im Laden, Typeform-Formular, Ultimate Repair Form Builder und Aufträge aus dem B2B-Partner-Portal. Du siehst Anfragen aus den Wegen, die du nutzt.

Wie mache ich aus einer Serviceanfrage einen Auftrag?

Öffne die Anfrage und klicke auf „In Auftrag umwandeln“. Ein Assistent zeigt dir die Angaben des Kunden zum Prüfen. Schließt du ihn ab, steht der Fall bei deinen aktiven Aufträgen.

Wie checke ich eine B2B-Lieferung ein?

Im Reiter „B2B“ wählst du die Lieferung und klickst auf „Eingang bestätigen“. Ein Assistent führt dich vom Lieferschein über Zustand und Fotos bis zum Etikett.

Kann ich eine Serviceanfrage löschen?

Ja. Klicke bei der Anfrage auf die drei Punkte (⋯), dann auf „Löschen“, und bestätige die Rückfrage.

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