How can we help you?

Open Apps in the left sidebar, select the Procurement Hub, click Try for free and confirm with Activate. The Procurement menu then appears in your sidebar.

You start with a 14-day free trial. After that the feature is available from the Team plan upward.

The Procurement Hub is available from the Team plan. On the Starter plan a plan upgrade is required to unlock it.

A green banner shows your trial period and a new Procurement tab appears in the left sidebar.

Im Bereich „Apps“ die Kachel „B2B-Partner-Portal“ öffnen, auf „Aktivieren“ klicken und die Portal-URL festlegen.

Das B2B-Partner-Portal erfordert einen aktiven Ultimate- oder Enterprise-Tarif.

Geräte erfassen, Lieferscheine erstellen, den Reparaturstatus verfolgen, Kostenvoranschläge beantworten, Rechnungen herunterladen und über den Chat kommunizieren.

Im Kontakt den „Zugang zum B2B-Portal“ aktivieren, Name und E-Mail eintragen und die Einladung senden. Der Partner erhält eine automatische Zugangs-E-Mail.

Öffne „Apps“ in der linken Seitenleiste, wähle die Beschaffungszentrale, klicke auf „Kostenlos testen“ und bestätige mit „Aktivieren“. Danach erscheint der Menüpunkt „Einkauf“.

Du startest mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase. Danach ist die Funktion ab dem Team-Plan verfügbar.

Die Beschaffungszentrale ist ab dem Team-Plan freigeschaltet. Im Starter-Plan ist ein Upgrade nötig.

Es erscheint ein grüner Hinweis mit deinem Testzeitraum und ein neuer Hauptmenüpunkt „Einkauf“ in der linken Seitenleiste.

A dedicated System User (username and password) and your 14-digit billing numbers from the DHL Business Customer Portal.

For security reasons you should never use your normal login. A dedicated System User keeps the integration isolated.

In the DHL portal under Contract Data, then Contract Items, e.g. DHL Paket (V01PAK). It is your 10-digit EKP plus 4 digits.

You enter the System User and billing numbers directly into the DHL integration settings in RepairCMS.

Inside the repair ticket under the Service Report tab, using the New Position button.

Tick Add item to procurement list. Only then is the part forwarded to the Procurement Hub.

Confirm Quote First waits for customer approval, then the status switches to Requested. Order Item Directly releases the part for purchasing immediately.

Inside the ticket under the Procurement List tab, with live demand coverage and current progress.

Einen eigenen Systembenutzer (Benutzername und Passwort) und deine 14-stelligen Abrechnungsnummern aus dem DHL-Geschäftskundenportal.

Aus Sicherheitsgründen solltest du nie deine normalen Login-Daten verwenden. Ein eigener Systembenutzer hält die Anbindung isoliert.

Im DHL-Portal unter „Vertragsdaten“ und dann „Vertragspositionen“, z. B. bei DHL Paket (V01PAK). Sie besteht aus deiner 10-stelligen EKP plus 4 Ziffern.

Du trägst Systembenutzer und Abrechnungsnummern direkt in den DHL-Integrationseinstellungen in RepairCMS ein.

Im Reparaturauftrag unter dem Reiter „Servicebericht“ über den Button „Neue manuelle Position“.

Setze das Häkchen bei „Artikel zur Einkaufsliste hinzufügen“. Nur dann wird das Teil an die Beschaffungszentrale übermittelt.

„Für KVA vormerken“ wartet auf die Kundenfreigabe, danach springt der Status auf „Angefordert“. „Direkt bestellen“ gibt das Teil sofort für den Einkauf frei.

Im Auftrag unter dem Reiter „Einkaufsliste“ mit Bedarfsdeckung und aktuellem Bearbeitungsstand.

In the Procurement section in the left sidebar, under the Requested tab.

Select the line item, assign a primary supplier, enter the supplier order number and click Mark as ordered.

Yes, the supplier order number is a required field for traceability.

The item moves to the Ordered tab and the ticket status automatically switches to Parts Ordered, notifying the workshop.

Über den Menüpunkt „Einkauf“ in der linken Seitenleiste, im Reiter „Angefordert“.

Wähle die Position, ordne einen Standard-Lieferanten zu, trage die Bestellnummer ein und klicke auf „Als bestellt markieren“.

Ja, die Bestellnummer vom Lieferanten ist ein Pflichtfeld für die Nachverfolgbarkeit.

Die Position wechselt in den Reiter „Bestellt“ und der Ticket-Status springt automatisch auf „Teile bestellt“. Die Werkstatt wird informiert.

In Settings, open Team Members and click the user you want to edit.

Yes, changes take effect in real time as soon as you save.

Access to RepairCMS, Invoices, Stock, Settings, Export Data, Financial Insights on the dashboard and specific job actions.

Only accounts with administrative permissions can manage team settings.

Unter „Teammitglieder“ klickst du auf den Mitarbeiter, dessen Rechte du bearbeiten möchtest.

Ja, Änderungen an den Rollenrechten greifen in Echtzeit, sobald du speicherst.

Zugriff auf RepairCMS, Rechnungen, Lager, Einstellungen, Datenexport, Finanzübersichten im Dashboard sowie einzelne Auftragsaktionen.

Nur Konten mit administrativen Rechten können die Teammitglieder-Verwaltung öffnen.

It prevents a team member’s workshop notes from being sent to end customers, so internal notes stay internal.

Open Team Members, select the user, scroll to Access to orders and toggle Internal communication only.

Best for pure workshop technicians, so diagnostic drafts and cost breakdowns never reach customers.

Yes, it takes effect in real time once you save.

Die Werkstattnotizen eines Teammitglieds werden nicht an Endkunden gesendet, interne Notizen bleiben intern.

Unter „Teammitglieder“ den Nutzer wählen, zum Bereich „Zugriff auf Aufträge“ scrollen und „Nur interne Kommunikation“ aktivieren.

Am besten für reine Werkstatt-Techniker, damit Diagnose-Rohtexte und Kostenaufstellungen nie beim Kunden landen.

Ja, sie greift in Echtzeit, sobald du speicherst.

In the Apps section, open the B2B Partner Portal tile and click Activate, then set your portal subdomain.

The B2B Partner Portal requires an active Ultimate or Enterprise subscription.

Register devices, generate delivery slips, track repair status, respond to quotes, download invoices and chat about cases.

Enable Access to the B2B portal in the contact, enter name and email, and send the invitation. The partner receives an automated access email.

To upload your company logo, navigate to the Company Settings section in your RepairCMS Ultimate account. Click on the Upload Logo button and select the file from your computer. Ensure the logo is high-resolution for the best appearance on receipts.

In the Company Settings section, you’ll find fields specifically for entering your opening hours. Fill in the days and times your business operates to keep your customers informed.‘ section, you’ll find fields specifically for entering your opening hours. Fill in the days and times your business operates to keep your customers informed.

You should include your company name, address, phone number, email address, and website in company settings . These details help identify your business and provide customers with ways to contact you.

In the Company Settings section, there is a specific ar ea for entering bank details. Input your IBAN and any other relevant banking information. This is essential for customers who will be making payments via bank transfer.

In the Company Settings, there is an opt ion to set your default VAT rate. Enter the perc entage that applies to most of your transactions. This rate will be applied automatically unless specified otherwise.

You need to provide your Tax ID or VAT ID, company registration number and any other tax-related information required by your local laws. This ensures compliance with tax regulations and proper invoicing.

The company registration number can be entered in the Company Details section within the Company Settings. This number is necessary for legal identification of your business.

Yes, you can update your company details at any time by going to the Company Settings section and ma king the necessary changes. Ensure all information is kept up-to-date to avoid any issues.

To create a new device type in RepairCMS Ultimate, follow these steps:

1. Click the plus button on the right side of the interface to initiate a new job.
2. Access the form builder settings by clicking on the settings icon located on the top lef t corner of the interface. This action will enable the Ultimate Repair Form Builder.
3. In the main section of the interface, click the plus button to add a new device type.
4. Name your device type and select an appropriate icon from the provided list or upload a custom icon.
5. Select the system attributes that apply to your named device type from the provided list. Multiple choices are possible.
6. Once you’ve completed these steps, your new device type will be created and available for use in future repair work orders.

Yes, you can add an unlimited number of device types to RepairCMS Ultimate to meet your specific needs. Simply follow the steps outlined above for each new device type you wish to create.

Device attributes in RepairCMS Ultimate are predefined characteristics or properties that can be associated with different device types. These attributes include color, size, weight, length, width, height, brand, model, accessories, conditions, IMEI, serial, and security. You can select the attributes that are relevant to your device type during the work order (Job) creation process.

Yes, you have the option to choose from a list of provided icons or upload custom icons that best represent your device types. This customization feature allows you to tailor the interface to match your specific branding or organizational preferences.

Ja. Du fügst optionale Positionen hinzu, die der Kunde bei der Freigabe im Portal an- oder abwählt. So schaffst du gezielt Upsell-Möglichkeiten ohne Rückfragen.

Du kannst eine Ablehnungsgebühr hinterlegen, etwa für den Diagnoseaufwand. Lehnt der Kunde ab, ist deine geleistete Prüfzeit abgedeckt.

Der Kunde erhält den Kostenvoranschlag als interaktiven Link ins Kundenportal statt als PDF-Anhang, und entscheidet dort per Klick.

Ja. Sobald der Kunde zusagt, erstellt RepairCMS automatisch die Rechnung und aktualisiert den Ticket-Status.

Yes. You add optional positions that the customer can select or deselect when approving in the portal. This creates targeted upsell opportunities without extra back and forth.

You can set a rejection fee, for example to cover your diagnostic work. If the customer declines, your invested inspection time is still covered.

The customer receives the quote as an interactive link to the customer portal instead of a PDF attachment, and decides with one click.

Yes. As soon as the customer accepts, RepairCMS generates the invoice automatically and updates the ticket status.

Dein Kunde öffnet den Link aus der E-Mail-Benachrichtigung. Im Reparaturportal prüft er die Details und klickt auf „Akzeptieren“, um die Reparatur freizugeben.

Sobald der Kunde akzeptiert, aktualisiert RepairCMS den Auftragsstatus automatisch. Du erhältst sofort grünes Licht für die Reparatur, ohne manuelle Nachpflege.

Ja. Über das Nachrichtenfeld im Portal kommuniziert der Kunde direkt mit deiner Werkstatt, bevor er den Kostenvoranschlag freigibt.

Ja. Unter „Bilder“ kann der Kunde die dokumentierten Schäden direkt am Gerät ansehen, was die Freigabe beschleunigt.

Your customer opens the link from the email notification. In the Repair Tracking portal they review the details and click “Accept” to authorize the repair.

As soon as the customer accepts, RepairCMS updates the job status automatically. Your team gets formal authorization to start the repair without manual status changes.

Yes. Using the message field in the portal, the customer communicates directly with your repair team before approving the quote.

Yes. Under “File Upload” the customer can view the documented damage on the device, which speeds up approval.

Ja. Wenn du zuvor einen Kostenvoranschlag oder Servicebericht erstellt hast, übernimmt RepairCMS die Positionen automatisch in die Rechnung. Du kannst sie vor dem Abschluss noch anpassen.

Beim Erstellen der Rechnung wählst du die passende Zahlungsart, zum Beispiel Banküberweisung. Die Auswahl wird direkt ins Dokument übernommen.

Über die Text Snippets wählst du eine Zahlungsbedingung wie „7 Tage Zahlungsziel“. Das Fälligkeitsdatum berechnet sich dann automatisch.

Die fertige Rechnung liegt im Reiter „Rechnung“ des jeweiligen Auftrags und kann jederzeit erneut aufgerufen werden.

Yes. If you created a cost estimate or service report earlier, RepairCMS pulls the line items into the invoice automatically. You can still adjust them before finishing.

When creating the invoice you select the payment method, for example bank transfer. The choice is applied directly to the document.

Using the text snippets you pick a payment term such as “7 days”. The due date is then calculated automatically.

The finished invoice is stored under the “Invoice” tab of the job and can be reopened at any time.

Ja. Sobald du Positionen im Servicebericht erfasst, übernimmt RepairCMS diese automatisch in Kostenvoranschlag und Rechnung. Du musst nichts doppelt eingeben.

Ja. Über die Snippets wählst du vordefinierte Standard-Services direkt aus und sparst Zeit bei der Dokumentation.

Ja. Bereits generierte Dokumente bleiben von nachträglichen Änderungen am Servicebericht unberührt.

Er dokumentiert die durchgeführten Arbeiten transparent für den Kunden, besonders bei komplexen Reparaturen wie einem Displaytausch.

Yes. Items saved in your service report appear automatically on new invoices and quotations, so you avoid double data entry.

Yes. Use the text snippets for common issues like screen replacements or battery swaps to keep your reporting consistent and fast.

No. Already generated documents remain unchanged by later updates to the service report.

It documents the work performed transparently for the customer, which is especially helpful for complex repairs.

Von jeder Ansicht in RepairCMS. Klicke einfach oben im Header auf das Plus-Symbol und wähle „Neuer Auftrag“, um den assistierten Annahmeprozess zu starten.

Ja. Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Display oder Tablet. Die digitale Unterschrift auf dem Beleg schützt dich rechtssicher vor nachträglichen Reklamationen.

Über die feste Lagerort-Angabe im Annahmeprozess, zum Beispiel Regalbox D12. So beendest du das tägliche Suchen nach Kunden-Geräten.

Ja. Sobald der Auftrag erstellt ist, erhält der Kunde eine automatische Bestätigungs-E-Mail mit Link zum Reparaturportal und Live-Status.

From any screen in RepairCMS. Just click the global plus icon in the top header and select “New Job” to open the guided intake wizard.

Yes. The customer signs directly on screen or tablet. The digital signature on the receipt protects your shop against false damage claims.

Through the fixed storage location field during intake, for example bin F15. This ends time wasted searching for customer devices.

Yes. Once the job is booked, the customer receives an automatic confirmation email with a link to the tracking portal and live status.

In der Beschaffungszentrale. Öffne „Einkauf“, wechsle in den Reiter „Bestellt“, wähle die Artikelposition und markiere sie als geliefert.

Der Artikel wandert in den Reiter „Geliefert“. Gleichzeitig springt der Status im zugehörigen Reparaturauftrag automatisch auf „Teile geliefert“.

Ja. Passe bei „Wie viele Artikel werden geliefert?“ die Menge an, wenn nur ein Teil der Bestellung eingetroffen ist.

Ja. Um gelieferte Artikel zu verbuchen, müssen sie zuvor im System als bestellt markiert worden sein.

In the Procurement Hub. Open “Procurement”, go to the “Ordered” tab, select the order line item and mark it as delivered.

The item moves to the “Delivered” tab. At the same time the status in the corresponding repair ticket updates automatically to “Parts Delivered”.

Yes. Adjust the quantity under “How many items are delivered?” if only part of the order has arrived.

Yes. To log arriving goods, the items must have been declared as ordered in the system beforehand.

Im Unternehmensprofil. Klicke oben rechts auf dein Profilbild und wähle „Unternehmen“, um deine Firmendaten zu bearbeiten.

Ja. RepairCMS zieht die hinterlegten Daten automatisch auf jede neue Rechnung und jeden Beleg. Manuelle Anpassungen auf einzelnen Belegen entfallen.

Firmendetails (Name, Adresse), Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Webseite), Bankdaten sowie Rechtliches und MwSt.

Das Bearbeiten erfordert ein aktives RepairCMS-Konto mit Administrator-Berechtigungen.

In your company profile. Click your profile dropdown in the top-right corner and select “Company Settings”.

Yes. Once saved, your data reflects automatically across your invoices, receipts and the Customer Tracking Portal, without editing individual jobs.

Company branding and details, contact details, bank details (IBAN and BIC) and Legal & VAT, including your default VAT rate.

Editing requires an active RepairCMS account with Administrator permissions.

In den Einstellungen unter „Belege“. Dort wählst du die gewünschte Vorlage und bearbeitest sie im Editor.

Ja. Die hinterlegten Texte erscheinen automatisch auf jedem neuen Beleg, den du erstellst.

Ja. Über die Variablen-Funktion im Editor fügst du Platzhalter wie den Kundennamen automatisch ein.

Sie verhindern Missverständnisse und dienen als rechtliche Grundlage bei jeder Reparatur.

In the Settings menu under “Receipts”. Select the template you want and edit it in the built-in editor.

Yes. Once saved, your template text is applied automatically to all future documents.

Yes. Use the variable menu in the editor to dynamically insert customer details such as the name.

Yes. Use bold, italic and underline formatting to draw attention to warranty information or specific service disclaimers.

In den Einstellungen unter „Belege“ im Reiter „Belegnummerierung“.

Rechnungen, Kostenvoranschläge, Aufträge und Lieferscheine, jeweils mit eigener Nummerierung.

Ja. Du legst je Belegtyp ein individuelles Präfix und eine Startsequenz fest.

In der „Belegnummernvorschau“ siehst du direkt, wie die nächste Sequenz aussehen wird.

In the Settings menu under “Receipts”, in the “Receipt Numbering” tab.

Receipts, invoices, quotations and delivery notes, each with its own numbering.

Yes. You define a custom prefix and a start sequence per document type.

The preview shows you exactly how the next number will look before you save.

In den Einstellungen unter „E-Mail-Vorlagen“. Dort wählst du die Vorlage und bearbeitest sie im Editor.

Platzhalter, die RepairCMS automatisch mit echten Auftragsdaten füllt, zum Beispiel dem Kundennamen oder dem Tracking-Link.

Ja. Mit „E-Mail testen“ schickst du den Entwurf an deine eigene Adresse und siehst genau, wie Formatierung und Variablen ankommen.

Automatisch bei jedem Statuswechsel, vom Kostenvoranschlag bis zur Abholbestätigung.

In the Settings menu under “Templates”. Select the template you want and edit the subject and content in the editor.

Dynamic placeholders that RepairCMS fills with real job data, such as the customer name or the {job_track} tracking link.

Yes. Use “Send Test Email” to send the draft to your own inbox and check how the formatting and variables render.

Automatically at each status change, from the quotation to the pickup confirmation, through the Customer Tracking Portal.

Im Formular-Builder unter „Mein RepairCMS“. Dort startest du über das Plus-Symbol eine neue Kategorie.

Marke, Modell, Seriennummer, Zubehör und Zustand. So passt du das Aufnahmeformular je Gerätetyp an.

Ja. Neu angelegte Kategorien stehen deinen Mitarbeitern in Echtzeit bei der nächsten Reparaturannahme zur Verfügung.

Sie erzwingen eine strukturierte, rechtssichere Dokumentation von Ladekabeln, Originalverpackung und Vorschäden und schützen dich vor unberechtigten Reklamationen.

In the Form Builder under “My RepairCMS”. There you start a new type with the plus button.

Brand, model, serial number, accessories and condition. This lets you tailor the intake form to each device type.

Yes. Newly created types are available to your staff in real time for the next customer intake.

They enforce structured, legally sound documentation of chargers, packaging and pre-existing damage, protecting your shop against false claims.