{"id":3941,"date":"2026-11-11T09:23:31","date_gmt":"2026-11-11T08:23:31","guid":{"rendered":"https:\/\/help.repaircms.com\/?post_type=docs&p=3941"},"modified":"2026-11-11T10:38:16","modified_gmt":"2026-11-11T09:38:16","password":"","slug":"reparatur-einsendung-freigabe","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/help.repaircms.com\/de\/docs\/auftragsabwicklung\/reparatur-einsendung-freigabe\/","title":{"rendered":"Kunde nicht vor Ort: Ger\u00e4t annehmen und die Freigabe holen"},"content":{"rendered":"
\n
<\/svg><\/span><\/p>\n
Kurz gesagt<\/span><\/p>\n

Wenn dein Kunde nicht vor Ort ist, nimmst du sein Ger\u00e4t in RepairCMS ohne Unterschrift an und holst die Freigabe \u00fcber den Kostenvoranschlag im Kundenportal. Du buchst den Auftrag und schaltest die Best\u00e4tigungs-E-Mail ein, dann verfolgt dein Kunde die Reparatur im Kundenportal. Die Freigabe gibt er dort, indem er deinen Kostenvoranschlag annimmt. Ger\u00e4te aus einer Online-Buchung checkst du in den Serviceanfragen ein.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

Das Beispiel in diesem Artikel: Der Lautsprecher von Herrn Yilmaz knistert, die Membran ist gerissen. Im ersten Fall gibt seine Tochter den Lautsprecher bei dir ab und muss gleich weiter. Im zweiten Fall bucht Herr Yilmaz die Reparatur online und schickt den Lautsprecher per Post.<\/p>\n

<\/svg><\/span><\/p>\n
Voraussetzung<\/span><\/p>\n

Fotos am Auftrag und Kostenvoranschl\u00e4ge gibt es in den RepairCMS-Pl\u00e4nen Business, Team und Enterprise. Welcher Plan f\u00fcr welchen Schritt n\u00f6tig ist, steht unten in der \u00dcbersicht.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

Brauche ich die Unterschrift des Kunden?<\/h2>\n

Dein Kunde best\u00e4tigt online statt auf dem Display. Du buchst den Auftrag, er bekommt eine Best\u00e4tigungs-E-Mail, und die Reparatur gibt er sp\u00e4ter im Kundenportal \u00fcber deinen Kostenvoranschlag frei. RepairCMS bucht den Auftrag auch ohne Unterschrift, den Schritt \u201eUNTERSCHRIFT\u201c l\u00e4sst du einfach leer.<\/p>\n

Wie nehme ich ein Ger\u00e4t an, wenn der Kunde nicht dabei ist?<\/h2>\n

Du buchst den Auftrag selbst, so wie bei jedem anderen Ger\u00e4t. Wichtig sind zwei Dinge: die E-Mail-Adresse deines Kunden und der Schalter f\u00fcr die Best\u00e4tigungs-E-Mail am Ende der Buchung. Im Beispiel tr\u00e4gst du die Daten von Herrn Yilmaz ein, auch wenn seine Tochter den Lautsprecher bringt.<\/p>\n

    \n
  1. \u00d6ffne in der Seitenleiste \u201eAuftr\u00e4ge\u201c und buche einen neuen Auftrag.<\/li>\n
  2. Trag die Kundendaten ein, mit der E-Mail-Adresse von Herrn Yilmaz.<\/li>\n
  3. Fotografier den Lautsprecher und lade die Fotos hoch. Herr Yilmaz sieht sie sp\u00e4ter im Kundenportal.<\/li>\n
  4. Lass den Schritt \u201eUNTERSCHRIFT\u201c leer.<\/li>\n
  5. Schalte am Ende \u201eBest\u00e4tigungs-E-Mail an den Kunden senden\u201c ein.<\/li>\n
  6. Schlie\u00df die Buchung ab.<\/li>\n<\/ol>\n

    Unter dem Schalter steht, was dein Kunde damit bekommt: \u201eKunden k\u00f6nnen Reparaturfortschritte verfolgen, Kommunizieren, Kostenvoranschl\u00e4ge annehmen und Zahlungen leisten\u201c. Alle Schritte der Buchung erkl\u00e4rt der Artikel zum Buchen eines Auftrags<\/a>.<\/p>\n

    Wie checke ich ein Ger\u00e4t ein, das per Post kommt?<\/h2>\n

    Wenn dein Kunde online gebucht hat, etwa \u00fcber ein Formular auf deiner Website, wartet seine Buchung in den Serviceanfragen. Kommt das Paket an, checkst du das Ger\u00e4t dort ein. Dabei h\u00e4ltst du mit Fotos fest, in welchem Zustand es angekommen ist, und aus der Serviceanfrage wird ein Auftrag.<\/p>\n

      \n
    1. \u00d6ffne in der Seitenleiste \u201eAuftr\u00e4ge\u201c, dann den Reiter \u201eServiceanfragen\u201c und dort den Reiter \u201eMail-in\u201c.<\/li>\n
    2. \u00d6ffne die Buchung von Herrn Yilmaz und klicke oben auf \u201eIn Auftrag umwandeln\u201c. Der Dialog \u201eGer\u00e4teeingang\u201c \u00f6ffnet sich.<\/li>\n
    3. W\u00e4hle bei \u201eW\u00e4hlen Sie Ihre Check-in-Methode\u201c, ob du per QR-Code mit dem Handy weitermachst oder \u201eweiter auf diesem Ger\u00e4t einchecken\u201c m\u00f6chtest.<\/li>\n
    4. Fotografier im Schritt \u201eFotos und Bedingungen des empfangenen Artikels\u201c den Lautsprecher und halte seinen Zustand fest.<\/li>\n
    5. Pr\u00fcfe die Schritte \u201eArtikeldetails\u201c und \u201eAuftrag\u201c, zum Beispiel Marke, Modell und Problembeschreibung.<\/li>\n
    6. Trag den Lagerplatz ein, weise einen Mitarbeiter zu und schalte \u201eBenachrichtigung senden\u201c ein.<\/li>\n
    7. Klicke auf \u201eEingang best\u00e4tigen & drucken\u201c.<\/li>\n<\/ol>\n
      \"Seite<\/figure>\n
      \"Dialog<\/figure>\n
      \"Letzter<\/figure>\n

      RepairCMS meldet danach \u201eArtikel erfolgreich eingecheckt.\u201c, und der Auftrag steht auf \u201eWareneingang best\u00e4tigt\u201c. Wenn du unter \u201eStatus setzen\u201c einen anderen Status gew\u00e4hlt hast, bekommt der Auftrag diesen. Was in den Serviceanfragen sonst noch ankommt, erkl\u00e4rt der Artikel zu den Serviceanfragen<\/a>.<\/p>\n

      Wie erf\u00e4hrt der Kunde, dass sein Ger\u00e4t da ist?<\/h2>\n

      Bei einem Auftrag, den du selbst buchst, bekommt dein Kunde die Best\u00e4tigungs-E-Mail, wenn du den Schalter eingeschaltet hast. Mit ihr bekommt er auch den Zugang zum Kundenportal. Beim Ger\u00e4teeingang aus den Serviceanfragen schaltest du daf\u00fcr \u201eBenachrichtigung senden\u201c ein.<\/p>\n

      Wie gibt der Kunde die Reparatur frei?<\/h2>\n

      Dein Kunde gibt die Reparatur frei, indem er deinen Kostenvoranschlag annimmt. Du sendest ihn aus dem Auftrag, Herr Yilmaz bekommt eine Mail mit dem Knopf \u201eKostenvoranschlag anzeigen\u201c und klickt im Kundenportal auf \u201eAkzeptieren\u201c. RepairCMS setzt den Auftrag danach auf den Status \u201eKVA akzeptiert\u201c, und du kannst die Membran tauschen.<\/p>\n

        \n
      1. \u00d6ffne im Auftrag den Reiter \u201eKostenvoranschlag\u201c und trag die Positionen ein, im Beispiel den Tausch der Membran.<\/li>\n
      2. Klicke auf \u201eKVA senden\u201c.<\/li>\n
      3. Warte auf die Antwort. Wenn Herr Yilmaz annimmt, steht der Auftrag auf \u201eKVA akzeptiert\u201c.<\/li>\n<\/ol>\n

        Wie du einen Kostenvoranschlag erstellst, steht im Artikel zum Erstellen und Senden eines Kostenvoranschlags<\/a>. Was dein Kunde dabei sieht, zeigt der Artikel zum Annehmen im Kundenportal<\/a>.<\/p>\n

        <\/svg><\/span><\/p>\n
        Tipp<\/span><\/p>\n

        Wenn Herr Yilmaz lieber anruft, als online zu klicken, nimmst du den Kostenvoranschlag selbst an und schreibst eine interne Notiz mit Datum, Uhrzeit, Name und Zusage. Wie das geht, steht im Artikel zum \u00c4ndern und selbst Annehmen eines Kostenvoranschlags<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

        Was sieht der Kunde online?<\/h2>\n

        Im Kundenportal sieht dein Kunde die Details seines Auftrags, die Fotos am Auftrag und deinen Kostenvoranschlag. Er kann dir dort im Chat schreiben, optionale Positionen an- oder abw\u00e4hlen und den Kostenvoranschlag als PDF herunterladen. Herr Yilmaz sieht also selbst, in welchem Zustand sein Lautsprecher bei dir angekommen ist.<\/p>\n

        Wie bekomme ich eine digitale Unterschrift?<\/h2>\n

        Wenn du die Unterschrift deines Kunden trotzdem haben m\u00f6chtest, holst du sie online mit einem Formular im Ultimate Repair Form Builder. Der Formulartyp Reparaturanfragen hat von Anfang an einen Schritt Unterschrift, und im Formular stellst du ein, dass er Pflicht ist. Die Buchung landet danach in deinen Serviceanfragen, und du checkst das Ger\u00e4t ein wie oben beschrieben.<\/p>\n

        <\/svg><\/span><\/p>\n
        Hinweis<\/span><\/p>\n

        Den Ultimate Repair Form Builder gibt es in den RepairCMS-Pl\u00e4nen Team und Enterprise. Wie du ein Formular anlegst, steht im Artikel zum Erstellen eines Formulars<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

        Welchen Plan brauche ich wof\u00fcr?<\/h2>\n

        Auftr\u00e4ge buchst du in jedem RepairCMS-Plan. F\u00fcr Fotos, den Kostenvoranschlag und die Online-Buchung kommen diese Pl\u00e4ne dazu:<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
        Was du nutzt<\/th>\nEnthalten in den RepairCMS-Pl\u00e4nen<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
        Fotos am Auftrag, im Kundenportal sichtbar<\/td>\nBusiness, Team und Enterprise<\/td>\n<\/tr>\n
        Kostenvoranschlag mit Freigabe im Kundenportal<\/td>\nBusiness, Team und Enterprise<\/td>\n<\/tr>\n
        Online-Buchung und digitale Unterschrift mit dem Ultimate Repair Form Builder<\/td>\nTeam und Enterprise<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

        Wie ein Auftrag in RepairCMS von der Annahme bis zur Abholung l\u00e4uft, zeigt die Seite zur Auftragsverwaltung<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n

        H\u00e4ufige Fragen<\/h2>
        Muss der Kunde den Auftrag unterschreiben, wenn er nicht vor Ort ist?<\/span><\/span><\/span><\/summary>

        Dein Kunde best\u00e4tigt online statt mit Unterschrift. Du buchst den Auftrag mit eingeschalteter Best\u00e4tigungs-E-Mail, und er gibt die Reparatur im Kundenportal \u00fcber deinen Kostenvoranschlag frei. RepairCMS bucht den Auftrag auch, wenn der Schritt \u201eUNTERSCHRIFT\u201c leer bleibt.<\/p>\n<\/div><\/details>

        Wie l\u00e4uft eine Reparatur per Einsendung in RepairCMS ab?<\/span><\/span><\/span><\/summary>

        Dein Kunde bucht online und schickt sein Ger\u00e4t. Die Buchung wartet in den Serviceanfragen im Reiter \u201eMail-in\u201c. Wenn das Paket da ist, checkst du das Ger\u00e4t im Dialog \u201eGer\u00e4teeingang\u201c mit Fotos und Zustand ein, danach sendest du den Kostenvoranschlag, und dein Kunde nimmt ihn im Kundenportal an.<\/p>\n<\/div><\/details>

        Wie erf\u00e4hrt der Kunde, dass sein Ger\u00e4t angekommen ist?<\/span><\/span><\/span><\/summary>

        Beim Ger\u00e4teeingang aus den Serviceanfragen schaltest du \u201eBenachrichtigung senden\u201c ein. Bei einem Auftrag, den du selbst buchst, schaltest du am Ende \u201eBest\u00e4tigungs-E-Mail an den Kunden senden\u201c ein. Mit dieser Mail bekommt dein Kunde auch den Zugang zum Kundenportal.<\/p>\n<\/div><\/details>

        Wo sehe ich, dass der Kunde die Reparatur freigegeben hat?<\/span><\/span><\/span><\/summary>

        Am Status des Auftrags, der dann \u201eKVA akzeptiert\u201c hei\u00dft. Im Chat des Auftrags zeigt der Kostenvoranschlag au\u00dferdem \u201eKVA akzeptiert\u201c mit der Uhrzeit.<\/p>\n<\/div><\/details>

        Was passiert, wenn der Kunde den Kostenvoranschlag ablehnt?<\/span><\/span><\/span><\/summary>

        Der Auftrag bekommt den Status \u201eKVA abgelehnt\u201c, und du siehst die Ablehnung mit Uhrzeit im Chat. Wenn du f\u00fcr abgelehnte Kostenvoranschl\u00e4ge einen Betrag berechnest, etwa f\u00fcr die Diagnose, stellst du ihn im Kostenvoranschlag ein. Das Ger\u00e4t gibst du danach mit dem Schalter \u201eGer\u00e4t zur\u00fcckgeben\u201c am Auftrag zur\u00fcck.<\/p>\n<\/div><\/details>

        Kann der Kunde online unterschreiben?<\/span><\/span><\/span><\/summary>

        Ja, mit einem Formular im Ultimate Repair Form Builder. Der Formulartyp Reparaturanfragen hat einen Schritt Unterschrift, den du im Formular als Pflicht einstellst. Den Ultimate Repair Form Builder gibt es in den RepairCMS-Pl\u00e4nen Team und Enterprise.<\/p>\n<\/div><\/details>

        Was mache ich, wenn der Kunde lieber anruft, statt online freizugeben?<\/span><\/span><\/span><\/summary>

        Dann nimmst du den Kostenvoranschlag selbst an. Klicke im Chat des Auftrags im neuesten Block \u201eKostenvoranschlag\u201c auf \u201eAkzeptieren\u201c und schreib eine interne Notiz mit Datum, Uhrzeit, Name und Zusage.<\/p>\n<\/div><\/details><\/div><\/section>